ในบทความนี้จึงขอแชร์เทคนิคการเขียนอีเมลล์แบบมืออาชีพและส่งผลให้เกิดประสิทธิภาพในการสื่อสารที่ดีขึ้น นอกจากนี้คุณยังได้ความน่าเชื่อถือจากลูกค้าเพิ่มขึ้นอีกด้วย เพิ่มโอกาสการตอบรับจนมีความคืบหน้าของงานเกิดขึ้น
1. มีความรอบคอบ เพื่อแสดงความเป็นมืออาชีพ
ไม่ว่าจะเป็นการใช้ภาษาที่ถูกต้อง กระชับ และเข้าใจง่ายและไม่ควรมีความยาวเกิน 5 บรรทัด เพื่อภาพลักษณ์ของบริษัทและแสดงความเป็นมืออาชีพ รวมถึงตรวจสอบข้อความหรือแนบเอกสารที่ส่งไปยังผู้รับให้ถูกต้องและต้องให้มั่นใจว่าผู้อ่านจะเข้าใจในสิ่งที่เราต้องการสื่อสารได้ถูกต้อง อาจใช้ Cc หรือ Bcc ให้ผู้รับท่านอื่นๆ ใน Gmail เพื่อแจ้งให้ทราบว่าเกิดอะไรขึ้นร่วมด้วย
2. จงใช้ชื่ออีเมลโดเมนเนมที่เป็นบริษัทคุณ
หากยังใช้ “………@gmail.com” รูปแบบเดิมๆ จะทำให้บริษัทของคุณดูไม่มีความเป็นมาตรฐานและไม่น่าเชื่อถืออย่างมาก ฉะนั้นควรหันเปลี่ยนมาใช้อีเมล์ที่มีโดเมนเนมชื่อบริษัทของคุณ จะทำให้การสื่อสารประสิทธิภาพมากขึ้น หากยังไม่ได้สมัครโดเมนเนมบริษัท จงติดต่อซื้อโดเมนเนม (Domain Name) และนามสกุลอีเมลที่ลงท้ายด้วยชื่อบริษัทของคุณ เช่น บริษัท ฟ้าใส จำกัด นามสกุลอีเมลก็ควรจะเป็น “…….@fahsai.com” เป็นต้น ซึ่งการซื้อก็ทำได้ง่ายๆผ่าน Google for Business ซึ่งราคาไม่แพง แถมยังเช็คได้อีกด้วยว่านามสกุลอีเมลที่คุณต้องการใช้นั้นซ้ำหรือไม่ จะได้ไม่มีปัญหาภายหลัง
3. วิธีการเขียนอีเมลล์หาลูกค้าใหม่
หากต้องการติดต่อกับลูกค้าเป้าหมายใหม่ ควรเป็นอีเมลที่ตั้งใจเขียนถึงโดยเฉพาะ จะทำให้เขาไม่รู้สึกว่านี่คืออีเมล copy paste ทั่วไป โดยมีขั้นตอนการเขียนอีเมลล์ดังนี้
- การแนะนำตัวคุณ : เพื่อทำให้ลูกค้าทราบว่าคุณเป็นใคร
- การแนะนำบริษัท : เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าคุณทำเกี่ยวกับอะไรอะไร เกี่ยวกับพวกเขาหรือไม่
- การวิจัยเกี่ยวกับบริษัทของลูกค้า : กล่าวถึงที่มา พูดชื่นชมถึงสินค้าหรือผลงานของเขาตามความเป็นจริง เพื่อให้เขาทราบว่าเราสนใจจริงๆ
- ประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้ : เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าพวกเขาจะได้อะไรจากคุณ *สำคัญมาก
- เสนอความพิเศษของบริษัท : โดยพูดถึงปัญหา ผลกระทบที่เขาได้รับ พร้อมกับวิธีการแก้ไขจากเรา
- ความสำเร็จของบริษัทที่ทำได้ : เพื่อทำให้ลูกค้ามีความเชื่อถือคุณมากขึ้น
- ทิ้งช่องทางการติดต่อกลับที่สะดวก : เบอร์โทร , Line ID เป็นต้น
4. ลูกค้าใช้ภาษาใดในการเขียนก็จงใช้ภาษานั้นตามพวกเขา
การใช้ภาษาในอีเมลล์ให้ตรงกับลูกค้าจะช่วยให้เกิดความน่าเชื่อถือต่อกันและกันได้มากยิ่งขึ้น เช่นลูกค้าที่ส่งอีเมลล์หาคุณด้วยภาษาอังกฤษ คุณก็ควรเขียนอีเมลล์ตอบกลับด้วยภาษาอังกฤษ เพราะเขาจะอ่านตัวคุณจากคำศัพท์และแกรมม่าที่คุณเขียนลงไป ถ้าคุณเขียนได้ดี สละสลวย กระชับ คุณจะได้ความน่าเชื่อถือและการยอมรับนับถือเพิ่มขึ้น แต่ถ้ามีภาษาที่ไม่แข็งแรง จงใช้คำศัพท์ง่ายๆ และตรวจทานเรื่องความหมายให้ดีก่อนส่ง ส่วนลูกค้าที่ใช้ภาษาไทยอยู่แล้วคงไม่มีปัญหามากนัก แต่ต้องระวังแค่เรื่องการสะกดคำให้ถูกต้อง เช่น “ครับ” จงอย่าเขียนเป็น “คับ” และ นะคะ เป็น “นะค่ะ” ซึ่งคุณอาจจะมองว่าเป็นเรื่องเล็กนิดเดียว แต่จริงๆแล้วลูกค้าจะมองคุณทันทีว่าคุณมีทักษะภาษาและการใช้ไวยากรณ์ได้ดีอย่างไร
5. การใช้โปรแกรมอีเมลเพื่อติดตามลูกค้า
ในการส่งอีเมลหาลูกค้าหากเราต้องการทราบถึงความเคลื่อนไหวหรือความคืบหน้า สามารถใช้โปรแกรมติดตามอีเมลลูกค้า เช่น Mailtrack จะทำให้ทราบว่าลูกค้าเปิดอ่านอีเมลของคุณเมื่อไหร่เวลาหลังจากส่งอีเมล และ ยังสามารถดูได้ถึงการเปิดดูอีเมลซ้ำๆเพื่อแสดงความสนใจ เราสามารถติดต่อกลับหรือส่งข้อมูลให้ลูกค้าเพิ่มเติมได้
6. คำลงท้ายอีเมลล์ทุกครั้ง
บทเริ่มสนทนามีการทักทายแล้ว เมื่อเราจะจบการสนทนาก็ต้องบอกลา การเขียนอีเมลล์ก็เช่นกัน โดยปกติคำกลางส่วนใหญ่ที่ใช้ ถ้าเป็นภาษาไทยจะใช้คำว่า ขอแสดงความนับถือ ส่วนคำภาษาอังกฤษที่ใช้ลงท้ายและมีความหมายเดียวกัน คือ Best Regards, หรือ Regards, หลังจากนั้นก็ลงชื่อตัวผู้เขียนอีเมล และอาจเขียนเบอร์โทรศัพท์ติดต่อกลับด้วยก็ได้
7. จงใส่ Signature Email
เรื่องนี้ไม่เข้าใจว่าทำไมแม้แต่บริษัทยักษ์ใหญ่ ทั้งลูกค้าและนักธุรกิจหลายคนไม่ใส่ “Signature” หากคุณยังไม่มีสามารถเข้าไปตั้งค่าในอีเมลล์ของคุณได้ ซี่งข้อความนี้จะติดออโต้กับอีเมลทุกกครั้ง Signature จะมีประโยชน์มากในการที่ลูกค้าหรือคุณเองต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือ ติดต่ออีกฝ่ายได้ทันที การส่งอีเมลล์อย่างเดียวจะไม่มีเบอร์โทรศัพท์หรือข้อมูลติดต่ออื่น ทำให้เรื่องที่เร่งด่วนหลายเรื่องนั้นช้าลงไปอีก Signature มีตัวอย่างดังนี้
การเขียนอีเมลล์ก็ยังต้องอาศัยความเป็นมืออาชีพสูง งานพวกนี้จะมองข้ามไปไม่ได้เด็ดขาด เพราะเรื่องเหล่านี้ที่คุณคิดว่าเป็นเรื่องเล็กๆน้อยๆ แต่ในสายตาของลูกค้านั้น พวกเขาสามารถประเมินความเป็นมืออาชีพในตัวคุณได้ทันที
cr.
digitalmarketingwow.com
.sales100million.com