ความสำคัญของรายงานการขาย (Sales Report)

รายงานการขาย (Sales report) เป็นแหล่งข้อมูลที่สำคัญที่สุด โดยรายงานการขายจะแบ่งออกเป็นแผนงานสำหรับกิจกรรมที่ต้องทำในอนาคตและรายงานกิจกรรมที่ทำสำเร็จแล้ว สำหรับแผนงานของกิจกรรมที่ต้องทำในอนาคตจะอยู่ในรูปของแผนการทำงาน (Work plan) ซึ่งพนักงานขายจะส่งให้ผู้บริหารพิจารณาล่วงหน้าก่อนการทำงานจริงโดยอาจส่งล่วงหน้าเป็นสัปดาห์หรือเป็นเดือน แผนการทำงานนี้จะบอกถึงแผนในการเยี่ยมเยียนลูกค้าและเส้นทางในการเดินทาง โดยพนักงานขายจะวางแผนและจัดตารางการทำกิจกรรมของตน ดังนั้นพนักงานขายจะถูกประเมินผลโดยดูจากความสามารถในการวางแผนการทำงานและทำงานตามแผนที่วางไว้  ซึ่งผู้บริหารสามารถให้คำแนะนำในการปรับปรุงแผนการทำงานได้

การทำรายงานการขาย (Sales report) สำคัญอย่างไร

1. ความสำคัญสำหรับองค์กร

ข้อมูลที่พนักงานขายที่บันทึกถือเป็น “ขุมทรัพย์ชั้นเลิศ” เช่นรายละเอียดของลูกค้าหรือรายละเอียดการพูดคุยแต่ละครั้ง ถ้านักขายไม่มีการบันทึกผลก็หมายความว่าบริษัทไม่มีทางเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวเลยและหากลองนึกคิดไปว่าถ้านักขายคนนั้นไม่ได้อยู่กับองค์กรเราแล้ว ทุกอย่างก็หายไปตามนักขายคนนั้นๆด้วย ซึ่งหากป้องกันเหตุการ์ณเช่นนี้ควรจะมีการจดบันทึกผลไว้อยู่เสมอ

2. ความสำคัญสำหรับผู้จัดการฝ่ายขาย

หากเป็นผู้จัดการฝ่ายขายแต่ไม่ทราบว่านักขายในทีมของคุณหาลูกค้ากี่ราย แต่ละรายใช้เวลานานแค่ไหน มีวิธีการติดตามผลอย่างไร ดูแลลูกค้าเดิมอย่างไร มีลูกค้ารายใหม่เข้ามาตลอดหรือไม่ คุณก็จะไม่สามารถให้คำแนะนำได้ เพราะฉะนั้นการทำรายงานการขายนี้มีความสำคัญมากๆสำหรับผู้จัดการฝ่ายขาย เพราะเป็นวิธีเดียวที่จะทราบกิจกรรมการขายของทีมได้ จะได้ทราบถึงแผนการทำงานและต้องให้คำแนะนำแก้ไขในจุดใด

3. ความสำคัญสำหรับพนักงานขาย

ถ้าหากคุณเป็นพนักงานฝ่ายขายและไม่ลงบันทีกใน Sales Report คุณจะไม่สามารถดำเนินงานต่อไปตามแผนงานได้เลย เช่น จะทราบได้อย่างไรว่าติดต่อลูกค้าไปแล้วกี่ราย มีลูกค้ากี่รายที่ต้องติดตาม แต่ละครั้งคุยรายละเอียดส่วนใดไว้ วางแผนที่จะติดต่อกลับไปตอนไหน เป็นต้น ถ้าหากไม่มีการบันทึกผลดังกล่าวก็เท่ากับว่าคุณใช้ระบบความจำเอาอย่างเดียวซึ่งไม่เกิดผลดีแน่นอน จะดีที่สุดหากมีการจดบันทึกผลไว้จะได้ทำงานตามแผนได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

อ้างอิงบทความจาก : Sales100million

โดยรูปแบบของรายงานการขาย (Sales report) นั้นต้องง่าย ต้องใช้เวลาต่อวันแค่ไม่กี่นาทีในการทำ เมื่อไหร่ที่ออกแบบระบบมาให้นักขายทำ Sales Report โดยใช้เวลานานหรือยุ่งยากที่จะทำ นี่จะกลายเป็นจุดเริ่มต้นแห่งความล้มเหลวของการโน้มน้าว และไม่ใช่รายงานการขายที่ยุ่งยาก ซับซ้อน หรือใช้เวลานาน จะทำให้ได้นักขายมีข้ออิดออดเกิดขึ้นหรือกลายเป็นว่างานจริงเป็นคนละเรื่องกับสิ่งที่คาดหวัง

.

รูปแบบของรายงานการขาย (Sales report) ที่เรามักพบบ่อยๆก็คือ แผนภูมิแท่ง แผนภูมิวงกลม แผนภูมิเส้น

ส่วนประกอบของรายงานการขาย (Sales report)

ส่วนประกอบสำคัญของรายงานการขายนั้นจะถูกแบ่งออกไปตามแต่ลักษณะขององค์กรที่ตั้งเป้าหมายขึ้นมาว่าต้องการรายงานการขายมาจากจุดใด ส่วนไหน ซึ่งแต่ละบริษัทหรือองค์กรสามารถปรับรายงานการขายให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณได้ ยกตัวอย่างส่วนประกอบของรายงานการขายที่ส่วนมากจะใช้ประกอบมีดังนี้

• จำนวนที่ติดต่อ – กำหนดจำนวนที่ต้องติดต่อต่อวัน
• วิธีการติดต่อหรือช่องทางติดต่อ – ติดต่อลูกค้าผ่านช่องทางไหน เช่น อีเมล โทรศัพท์
• จำนวนหรือเปอร์เซ็นต์ที่ลูกค้าตอบกลับ – จำนวนรวมในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง
• จำนวนหรือเปอร์เซ็นต์ที่กลายมาเป็นลูกค้าจริง – จำนวนรวมในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง
• ยอดขายรวม – ยอดขายรวมภายในช่วงเวลาหนึ่ง
• จำนวนที่ขายได้ – จำนวนสินค้าที่ขายได้ภายในช่วงเวลาหนึ่ง
• ยอดขายต่อสินค้า – ยอดขายเฉลี่ยต่อสินค้า
• กำไรรวม (%) – กำไรรวมเป็นเปอร์เซ็นต์

หวังว่าทุกท่านจะเห็นความสำคัญของการ Sales Report อย่างชัดเจนแล้วโดยความสำคัญนั้นมีทั้งสามระดับคือต่อองค์กร ผู้จัดการทีมขายและต่อตัวนักขายเอง จำเป็นต้องวางแผนให้ดีในการให้นักขายทำ Sales Report ด้วยความมีวินัย ถูกต้องและสม่ำเสมอเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุดในการวิเคราะห์ ต้องทำให้เป็นมาตรฐานและปลูกฝังเป็นวัฒนธรรมหลักขององค์กรคุณให้ตลอดไป