Lead time คือ ระยะเวลาในการรอสินค้าของผู้ซื้อหรือผู้สั่งออร์เดอร์ทั้งหมด นับตั้งแต่ผู้ซื้อได้ทำการสั่งสินค้าหรือออร์เดอร์จากผู้ขายหรือโรงงาน โดยระยะเวลาในการรอสินค้า หรือ Lead Time จะขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น ประเภทของสินค้า กระบวนณผลิต สต็อกมีของหรือไม่ แหล่งที่มาของสินค้า และการจัดส่ง ฯลฯสิ่งสำคัญที่เราจะมาทำความรู้จัก Lead Time นั่นก็เพราะว่า การควบคุม Lead Time ให้ต่ำ ให้อยู่ในระยะเวลาที่เหมาะสม จะช่วยลดเวลา ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า
กรณีตัวอย่างร้านพิชซ่า
1.ลูกค้าคนหนึ่งเดินทางเข้ามาในร้านและได้หาที่นั่งเรียบร้อย จากนั้นพนักงานเสิร์ฟก็ได้นำเมนูพิซซ่าหน้าต่างๆ มาให้เลือก ลูกค้าพิจารณาและเลือกสั่งพิซซ่าหน้าฮาวาเอียน พนักงานเสิร์ฟรับทราบ และลูกค้ายืนยันออร์เดอร์ — Lead Time จะเริ่มขึ้นในตอนนี้
2.พนักงานเสิร์ฟรับคำสั่งและนำคำสั่งไปแจ้งกับเชฟ แต่เชฟก็ทำตามออร์เดอร์คิวอื่นๆ อยู่ จน 5 นาทีต่อมาจึงได้ดำเนินการทำพิซซ่าหน้าฮาวาเอียน อยู่ราว 10 นาที และพนักงานเสิร์ฟก็รอคิวเสิร์ฟอีกราว 3 นาที และได้ยกไปเสิร์ฟลูกค้า พร้อมกับนำตะกร้าเครื่องมือปรุงไปให้ ใน 2 นาทีต่อมา ลูกค้าตรวจสอบว่าได้รับพิซซ่าหน้าฮาวาเอียนหรือเปล่า เมื่อรายการอาหารที่ได้รับตรงตามคำสั่ง จึงรับอาหารจากพนักงาน — Lead Time จึงจบระยะที่ตรงนี้
จากกรณีตัวอย่าง Lead Time ที่ต้องใช้อาจเป็นไปได้ตั้งแต่ 20 – 25 นาที (รวมระยะเวลานำออร์เดอร์ไปให้เซฟและระยะเวลาในช่วงเสิร์ฟที่มีการตรวจเช็คความเรียบร้อยและแนะนำอาหาร) จะเห็นได้ว่า Lead Time ประกอบไปด้วยกระบวนการหลายกระบวนการ ซึ่งเราสามารถแยกทำความเข้าใจออกเป็นองค์ประกอบๆ ได้
องค์ประกอบของ Lead Time มีทั้งหมด6 องค์ประกอบ
1. ระยะเวลาก่อนเริ่มกระบวนการ (Preprocessing Time) หมายถึง ระยะเวลาที่ใช้ไปในช่วงการสั่งและรับออร์เดอร์ รวมไปถึงระยะเวลาที่ใช้ในการทำความเข้าใจคำสั่ง การทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order) จากกรณีของร้านพิซซ่า ตรงนี้จะเป็นช่วงหลังจากที่ลูกค้ายืนยันคำสั่ง และพนักงานเริ่มนำออร์เดอร์ไปให้เชฟก่อน ตลอดจนระยะเวลาที่รอการเริ่มกระบวนการผลิต/ทำจริง
2. ระยะเวลาดำเนินการ (Processing Time)หมายถึง ระยะเวลาจริงๆ ที่ใช้ในการผลิตโปรดักต์ตามที่ได้วางแผนไว้ หรือถ้าเป็นตัวอย่างการสั่งพิซซ่าข้างต้น ก็คือเวลาที่เชฟรับออร์เดอร์ในคิวมาลงมือทำนั่นเอง
3. ระยะเวลาที่อยู่ในคิวดำเนินการ (Waiting Time)หมายถึง ระยะเวลาหลังจากที่โปรดักต์หรือรายการสินค้าผ่านการดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่อยู่ในคิวที่จะนำไปเก็บไว้ในสต็อก (Warehouse) เพื่อรอขนส่งต่อไป ในกระบวนการนี้ ถ้าเป็นร้านพิซซ่า จะเป็นช่วงหลังจากที่เซฟทำพิซซ่าเสร็จพักไว้ ซึ่งคาบเกี่ยวกับกระบวนการต่อไป
4. ระยะเวลาในการจัดเก็บ (Storage time)หมายถึง ระยะเวลาที่ใช้ขณะที่สินค้า/โปรดักต์อยู่ในโกดังเพื่อเตรียมขนส่งไปให้ลูกค้า จะเทียบได้กับช่วงที่พิซซ่าเสร็จและรอพนักงานนำไปเสิร์ฟให้ลูกค้า
5. ระยะเวลาในการขนส่ง (Transportation Time)หมายถึง ระยะเวลาที่เริ่มการขนส่งสินค้า/โปรดักต์ไปหาลูกค้าหรือผู้สั่งออร์เดอร์ หากเป็นร้านพิซซ่า กระบวนการนี้จะเริ่มนับตอนที่ถาดพิซซ่า (สินค้า) อยู่บนมือของพนักงานเสิร์ฟเพื่อนำไปเสิร์ฟให้กับลูกค้า
6. ระยะเวลาตรวจสอบ (Inspection time)หมายถึง ระยะเวลาที่สินค้ามาถึงลูกค้าหรือผู้สั่งเป็นที่เรียบร้อยและลูกค้าพิจารณาว่า สินค้าที่ได้ตรงกับสิ่งที่สั่งไปหรือเปล่า ตรงกับใบสั่งซื้อในคุณภาพและปริมาณที่สั่งไว้หรือไม่ หากเป็นร้านพิซซ่า กระบวนการนี้ก็คือ เมื่อลูกค้าได้รับพิซซ่าและตรวจสอบว่า ได้หน้าพิซซ่าถูกต้องและได้ไซส์ถูกต้องหรือเปล่า เมื่อลูกค้ายืนยันและรับสินค้า Lead Time จะสิ้นสุดตรงนี้
6 Cycle Time หรือระยะเวลาเหล่านี้ จะรวมกันเป็น 1 Lead Time ซึ่งระยะเวลาความช้า-เร็ว จะขึ้นกับปัจจัยหลากหลายประการ เช่น ลักษณะของโปรดักต์ ความซับซ้อนในการผลิต สถานที่ตั้งของที่ผลิต ที่มาของวัสดุ/วัตถุดิบ ที่ตั้งโกดัง การขนส่ง และปริมาณและความซับซ้อนของออร์เดอร์ที่ต้องตรวจสอบ เป็นต้น
ความสำคัญของ Lead Time และผลกระทบต่อกระบวนการผลิตและธุรกิจ
หากเรารู้ว่า Lead Time ในการดำเนินการผลิตโปรดักต์ของเรานานเท่าไหร่ จุดสำคัญ คือ เราจะสามารถ ‘คาดการณ์’ สิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปและเตรียมพร้อมได้ทันท่วงที ลองจินตนาการว่า เราคือโรงงานที่ผลิตชิ้นส่วนชิ้นส่วนหนึ่ง ที่ต้องใช้วัตถุดิบตั้งต้นเป็นเหล็กมาหล่อและนำมาขึ้นรูป จากนั้นจึงค่อยนำมาประกอบเป็นชิ้นงาน ขนส่ง โดยระยะเวลา Lead Time อาจสูงถึง 1 เดือน โดย 2 สัปดาห์เป็นระยะที่ติดต่อกับซัพพลายเออร์ (Supplier) เพื่อหาเหล็ก 1 สัปดาห์เพื่อขึ้นหล่อและขึ้นรูป และอีก 1 สัปดาห์ คือ นำเหล็กออกมาประกอบเป็นชิ้นงาน ดังนั้น หากมีออร์เดอร์ลูกค้าเข้ามา เราก็จะรู้แล้วว่า ต้องใช้ Lead Time นานเท่าไหร่ เพื่อสื่อสารและทำข้อตกลงกับลูกค้า
ทั้งนี้ เมื่อเราแยกตามองค์ประกอบของ Lead Time แล้วจะเห็นได้ว่า ช่วงเวลาที่ช้าอาจอยู่ที่ระยะก่อนดำเนินการ (Preprocessing Time) ที่ต้องรอเหล็กจากซัพพลายเออร์ เราก็อาจจะแก้ไขเพื่อลดระยะเวลาตรงนี้ลง เพื่อให้ Lead Time โดยรวมลดลง
สรุปประโยชน์ของ Lead Time ต่อโรงงานและการทำธุรกิจ
- ช่วยให้สามารถคาดการณ์ได้ว่าต้องใช้เวลาทั้งสิ้นนานเท่าไหร่กว่าที่ลูกค้าจะได้สินค้า
- ช่วยในการวางแผนคลัง ว่าควรมีของในสต็อกจำนวนเท่าไหร่ ต้องเตรียมอะไรไว้ก่อน เป็นต้น
- ช่วยให้มีข้อมูลในการพิจารณาเลือกซัพพลายเออร์หรือผู้เกี่ยวข้องส่วนต่างๆ
- ช่วยเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้ จากการเข้าใจและสามารถควบคุม Lead Time ให้ลดลงได้
- ช่วยให้ได้เปรียบกว่าคู่แข่ง (ใช้เวลาได้น้อยกว่าก็เป็นข้อได้เปรียบที่ทำให้ลูกค้าเลือก)
วิธีลด Lead Time ในโรงงานทำได้อย่างไรบ้าง
1. ยกเลิกขั้นตอนหรือกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่า
ตรวจสอบขั้นตอนการผลิตต่างๆ ว่ามีขั้นตอนที่ซับซ้อนเกินจำเป็น ขั้นตอนที่ไม่ก่อให้เกิดผลิตผลอะไร โดยเฉพาะในระยะก่อนดำเนินกระบวนการ (Preprocessing Time) ที่มักจะเป็นการตกลงหรือส่งต่อออร์เดอร์ ซึ่งอาจแก้ไขได้ด้วยการใช้ระบบอัตโนมัติและลดขั้นตอนการเดินเรื่อง / เดินเอกสาร
2. ลดความซับซ้อนของชิ้นส่วนประกอบหรือวัตถุดิบ
หากโปรดักต์ต้องประกอบขึ้นจากชิ้นส่วนเล็กๆ น้อยๆ หลายชิ้นส่วน ชิ้นงานจะมีความซับซ้อน จะทำให้มีกระบวนการในการผลิตหลายขั้นตอน จึงต้องพิจารณาดูว่า ชิ้นส่วนไหนที่สามารถสั่งจากซัพพลายเออร์ได้ ไม่จำเป็นต้องผลิตเองทั้งหมด แล้วเหลือแค่ประกอบชิ้นส่วนหลักเข้าด้วยกัน
3. วางสายการผลิตให้สามารถทำงานคู่ขนานกันไปได้อย่างเป็นระบบ
เครื่องจักรขนาดใหญ่ที่สามารถทำงานได้ครบกระบวนการอาจไม่ดีเสมอไป จริงๆ แล้ว การแบ่งสายการผลิตออกเป็นหลายๆ สาย โดยแต่ละสายสามารถทำงานไปพร้อมๆ กันได้พร้อมๆ กัน และรอเอาไปประกอบกันภายหลัง อาจช่วยลด Lead Time ในระยะการผลิตลงได้
4. ดำเนินงานอย่างเป็นมาตรฐาน
ลำดับการดำเนินงานควรที่จะต้องมีระบุและกำกับลำดับขั้นตอนไว้อย่างชัดเจน โดยเฉพาะส่วนที่นอกเหนือสายพานการผลิต การชัดเจนในข้อกำหนด รวมถึงสื่อสารให้พนักงานทุกคนรับทราบและปฏิบัติตาม จะช่วยลดความสับสน และระยะเวลาตัดสินใจในการดำเนินงานลง
5. ลดขั้นตอนและระยะเวลาในการทำงาน
การสอบทานกระบวนการอยู่เรื่อยๆ จะช่วยให้เห็นว่า กระบวนการใดใช้เวลาเท่าไร เมื่อพิจารณาดูแล้ว พบว่า ขั้นตอนใดใช้เวลาเกินจำเป็น ก็หาวิธีทำวิธีอื่นหรือพยายามลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไป หรือตัดสินใจจัดหาจากซัพพลายเออร์
6. มีแผนในการรับมือและบำรุงรักษาเครื่องจักร/อุปกรณ์การผลิต
ช่วงเวลาที่น่ากลัวและส่งผลเสียต่อกระบวนการทั้งหมดก็คือ ช่วงระบบล่ม (Down time) ของเครื่องจักรหรือสายพานการผลิต ทุกๆ โรงงานควรมีแผนรับมือช่วงระบบล้มอย่างเป็นกิจลักษณะ นอกจากนี้ ก็ควรมีแผนบำรุงรักษาเครื่องไม้เครื่องมือ หรือเครื่องจักรเพื่อยืดระยะเวลาการใช้งานและลดโอกาสเกิด “Error” อย่างสม่ำเสมอ
7. บริหารซัพพลายเออร์
ควรมีซัพพลายเออร์ในลิสต์ไว้อยู่เสมอ รวมถึงให้คะแนนและประเมินการทำงานของซัพพลายเออร์ว่า ควรเลือกจัดซื้อชิ้นส่วน อุปกรณ์ หรือสั่งสินค้าจากเจ้านี้ต่อหรือไม่ แล้วมีซัพพลายเออร์เจ้าใดที่จะสามารถช่วยเราลด Lead Time ลงได้บ้าง
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ : Cycle Time – วงล้อแห่งเวลามีความสำคัญอย่างไร ได้ที่นี่