การนำเข้าและส่งออกสินค้าในปัจจุบัน จำเป็นจะต้องมีเอกสารต่างๆ สำหรับการดำเนินการในหลายๆ ภาคส่วน ไม่ว่าจะเป็นกรมศุลกากร ตม. ท่าเรือ และอีกมากมาย ซึ่งคนทำธุรกิจ Shipping มือใหม่อาจจะสับสนได้ในช่วงแรก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเรียนรู้ให้เห็นภาพว่าแต่ละเอกสารทำหน้าที่อะไร คืออะไร เพื่อที่จะสามารถจัดการและดำเนินเรื่องได้ง่ายขึ้น เมื่อถึงเวลาติดต่อธุรกิจจะสะดวกขึ้นมาก การทำ Shipping ในครั้งต่อๆ ไปก็จะสะดวก เรามาดูกันว่าเอกสารใดบ้างที่คนทำธุรกิจ Shipping จำเป็นต้องรู้
- PO, Purchasing Order หรือใบสั่งซื้อสินค้า – ใบนี้คือใบที่ผู้นำเข้า (ผู้ซื้อสินค้า) จะส่งให้ผู้ส่งออก (ผู้ขาย) เพื่อเปิดออเดอร์สำหรับการสั่งซื้อ ปัจจุบันใบนี้จะลดบทบาทลงและกลายเป็นการเขียนอีเมลหรือเขียนใบ Inquiry ไปที่ผู้ขาย ซึ่งสามารถส่ง PI มาให้ได้เลย จะเห็นได้มากจากประเทศจีนโดยเฉพาะเว็บซื้อสินค้าดังๆ อย่าง Alibaba, dhgate.com คนทำ Shipping จะสะดวกขึ้นมาก
- PI, Proforma Invoice – คือ เอกสารที่ผู้ส่งออก (Exporter)หรือผู้ขาย (seller)จัดทำขึ้นเพื่อแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า ซึ่ง ประกอบด้วยชื่อผู้ขายพร้อมที่อยู่ ชื่อผู้ซื้อ รายการสินค้า ประเภทสินค้า จำนวนและน้ำหนักรวมของ สินค้า ราคาต่อหน่วย เงื่อนไขของราคา เงื่อนไขการชำระเงิน มูลค่ารวมของสินค้าที่ทำการซื้อขาย
- PL, Packing List รายการบรรจุสินค้า – ใบรายการบรรจุหีบห่อ (Packing list) คือเอกสารที่ผู้ส่งออก (Exporter)หรือผู้ขาย(Seller)จัดทำขึ้นเพื่อแสดงรายละเอียดการบรรจุหีบห่อของสินค้าที่ ส่งออก รวมถึงน้ำหนักและปริมาตรโดยรวมของสินค้าแต่ละรายการด้วย ฉะนั้นเหล่าบรรดา Shipping ควรต้องเก็บเอกสารนี้ไว้ให้ดี เพราะหากหายจะระบุสินค้าได้ยากมากจนเกิดความยุ่งยากและเสียเวลา
- CI, Commercial invoice – ใบนี้เป็นเอกสารสำคัญมากๆ ที่บริษัท Shipping ทั้งหลายต้องเข้าใจและเรียนรู้ เพราะใบนี้เป็นเอกสารที่ผู้ส่งออกจะต้องออกใบนี้ให้กับผู้นำเข้า ใช้สำหรับแนบไปกับเอกสารอื่นเพื่อออกของกับกรมศุลกากร เสริมอีกนิดว่าในทางปฏิบัติเราอาจเจอปัญหาต่างๆ กับกรมศุลกากรได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องภาษี เรื่องการนำเข้า ฉะนั้นคนทำ Shipping ต้องเตรียมตัวให้พร้อมและหากเป็นไปได้ควรมีคนในบริษัทที่พร้อมเคลียร์หากมีปัญหา
- B/L, Bill of lading ใบตราส่งสินค้าทางเรือ – ใบนี้เป็นอีกใบที่สำคัญมากๆ สำหรับคนทำ Shipping เป็นเอกสารที่ทางสายเรือ (SHIP’S AGENT) ต้นทาง ออกให้กับผู้ส่งออก (SHIPPER) เพื่อใช้ในการแสดงกรรมสิทธิ์สำหรับสินค้าที่ขนส่ง ซึ่งอยู่ในเงื่อนไขที่ถูกต้อง ในใบตราส่งสินค้า จะมีรายละเอียดของชื่อผู้ส่งออก ชื่อผู้รับสินค้า ชื่อสินค้า จำนวนหีบห่อ จำนวนน้ำหนัก จำนวนตู้ เบอร์ตู้ ขนาดของตู้ ประเภทของตู้ และมีกฎระเบียบของทางสายเรือระบุอยู่ด้านหลังของเอกสาร เป็นเอกสารที่ สำคัญในระบบการขนส่งทางเรือ
- AWB, Airway Bill ใบตรางส่งทางอากาศ – คล้ายๆ กับใบตราส่งสินค้าทางเรือ เพียงแต่มีข้อมูลต่ากันบางส่วนเพราะขนส่งต่างกัน
- D/O, Delivery order ใบปล่อยสินค้า – คือ เอกสารใบสั่งปล่อยสินค้า เป็นเอกสารที่ทางสายเรือ
จะออกใหผู้นำเข้า (CONSIGNEE) เพื่อนำไปรับสินค้าจากท่าเรือที่นำเข้า รายละเอียดใน D/O จะ เหมือนกับ INWARD CARGO MANIFEST คือ บัญชีสินค้าทางเรือ ที่เป็นสินค้าขาเข้า
ประเทศไทย ใช้สำหรับยื่นกรมศุลกากร และท่าเรือที่นำเข้าต่างๆ - Export / Import entry ใบขนสินค้าขาออก / ขาเข้า – ใบนี้เป็นเอกสารสำหรับแจ้งข้อมูลสินค้าทั้งชนิด ราคา จำนวนให้กับกรมศุลกากรทราบ โดยนำไปคิดภาษีและจัดเก็บข้อมูลการนำเข้าส่งออกของเราได้ โดยดำเนินการโดย Shipping
- Marine/Air Insurance ประกันภัยขนส่งสินค้า – ใบนี้สำคัญอย่างมากเช่นกัน โดยแนะนำว่าบริษัท Shipping ทุกเจ้าควรจะมีระบบประกันภายสินค้า โดยปกติประกันจะลดความเสียหายที่จะช่วยลดความเสี่ยงจากการขนส่ง ซึ่งค่าป้องกันสูงสุดมักอยู่ที่ 90% ของมูลค่าสินค้า
- CO, Certificate of Origin เอกสารยืนยันถิ่นกำเนิด เป็นใบที่แสดงว่า สินค้าผลิตจากที่ไหน วัตถุดิบที่ใช้ผลิตมาจากที่ใด เข้ากับข้อกำหนดการยกเว้นหรือลดภาษีหรือไม่ ปัจจุบันทุกประเทศมีสิทธิพิเศษทางภาษีแบบที่ต้องใช้ใบยืนยันถิ่นกำเนิดกันหมดแล้ว ผู้ส่งออกและผู้นำเข้า รวมถึงบริษัท Shipping ต้องศึกษามากๆ เพราะสามารถลดต้นทุนนำเข้าและส่งออกได้เป็นจำนวนมากเลยทีเดียว
ตัวอย่างเอกสารการนำเข้า-ส่งออกสินค้า
และนี่คือเอกสารทั้งหมดที่คนทำธุรกิจ Shipping เหล่าบรรดาผู้ส่งออก นำเข้าต้องเรียนรู้ เพราะพื้นฐานนี้จำเป็นอย่างมากและเอกสารเหล่านี้จะใช้กันสม่ำเสมอ หากเราเข้าใจแล้วจะดำเนินธุรกิจและทำงานได้ง่ายขึ้นมาก
บทความจาก
https://www.sandyinterlogistics.com
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ : Bill of Lading หรือ ใบตราส่งสินค้า คืออะไร?
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ : เอกสารที่ใช้สำหรับการส่งออกสินค้าไปยังต่างประเทศ